Privatlivspolitik


Privatlivspolitik
Grundejerforeningen Dalstrøget

28.05.2018

Grundejerforeningen Dalstrøgets dataansvar: (GDPR)

Foreningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for, at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.

Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige, dog senest 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Grundejerforeningen Dalstrøget er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.

Data ansvarlig er den til en hver tid siddende kasserer, og kontaktoplysninger fremgår af hjemmesiden.

Behandling af personoplysninger:

Foreningen behandler følgende personoplysninger:
Almindelige personoplysninger på medlemmer:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse samt evt. telefonnummer og e-mailadresse.

– Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område.
– Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, såfremt du ikke bor på foreningsadressen.

Her indsamler foreningen oplysninger fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine vegne.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund – som er – se nedenstående.

Lovlige grunde til behandling er:

– Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle/anvende dine oplysninger
– At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
– Behandling, der måtte følge af lovkrav
– Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlingsreferat, nyhedsbreve samt anden medlemsinformation.
– Som led i foreningens aktiviteter
– Administration af din relation til foreningen

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser:

I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
– Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
– Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen (se afsnittet opbevaring og sletning af dine personoplysninger).

Samtykke:

Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger:
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets
ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i
Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderårets afslutning.

Særligt for foreningens hjemmeside:

Der kan der ved konkrete nyheder på hjemmesiden eller ved referater fra generalforsamlinger mv. fremgå navne og adresser på beboere. Dette af hensyn til at kunne gengive det hændte.
På hjemmesiden bliver desuden registreret besøg af besøgende vha. såkaldte cookies. Information om besøg på hjemmesiden figurerer alene anonymt og som et led i driften af hjemmesiden.

I forbindelse med driften af hjemmesiden, er der indgået en databehandleraftale
med udbyderen af webhotellet, Surftown A/S (siden overtaget af UnoEuro.com).

Dine rettigheder:
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til data portabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt
format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger findes på hjemmesiden (den siddende kasserer)
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken:
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende
privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
(Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside)
Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Revisionshistorik:
Privtlivspolitik er udarbejdet af Grundejerforeningen ”Dalstrøget”, af 28.05.2018.